¿Cuántas veces arrastramos, por pura inercia, prácticas del pasado que hoy carecen de sentido? El mundo del «Derecho», en general, es el campeón de esta práctica (o subcampeón si pensamos en las instituciones religiosas como firmes competidores). La Administración, en concreto, arrastra (y vuelvo a repetir la palabra) demasiado; sobre todo en temas que antes tuvieron sentido y que hoy ya no. Un ejemplo muy concreto pero, a la vez, absolutamente común: la diligencia de imputación a una subvención sobre el «original». En fin, esto es más un desahogo personal que una propuesta o análisis serio del tema que voy a tratar.
Explico un poco la figura: las subvenciones hay que justificarlas; las mismas se justifican presentando toda la documentación («original») habida y por haber. En las nóminas, facturas, recibos, TC1… se debe poner (por lo general, esto es algo que detallan las bases reguladoras o convocatorias) un «sello» sobre el «original». El párrafo tercero del punto 3 del artículo 30 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (LGS), establece:
«Reglamentariamente, se establecerá un sistema de validación y estampillado de justificantes de gasto que permita el control de la concurrencia de subvenciones.»
¿Qué desarrollo ha tenido? El art. 73 del Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (RDLGS) dice:
«1. Los gastos se justificarán con facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa, en original o fotocopia compulsada, cuando en este último supuesto así se haya establecido en las bases reguladoras.
2. En caso de que las bases reguladoras así lo establezcan, los justificantes originales presentados se marcarán con una estampilla, indicando en la misma la subvención para cuya justificación han sido presentados y si el importe del justificante se imputa total o parcialmente a la subvención.
En este último caso se indicará además la cuantía exacta que resulte afectada por la subvención.»
Este es el ámbito estatal que, además, sirve como legislación básica. Las comunidades autónomas tienen su propia normativa. En Castilla y León tenemos la Ley 5/2008, de 25 de septiembre, de subvenciones de la Comunidad de Castilla y León, pero carecemos de un reglamento general (si no me equivoco), existiendo nomás desarrollos parciales. No hay problema, la propia Ley 5/2008 de CyL se remite a la legislación nacional en todo lo que no esté desarrollada (Disposición Transitoria Primera). Tampoco hay problema, esto se incluye en las convocatorias y en las bases. Suele venir con un texto de este estilo:
«Los documentos anteriormente reseñados deben ser todos ellos originales, sin enmiendas ni tachaduras, consignándose en ellos una diligencia en la que se haga constar que la actividad ha sido subvencionada por ***, indicando si el importe se imputa total o parcialmente a la subvención. Si es parcialmente se indicará la cuantía exacta que resulte afectada por la subvención.»
La forma de realizar esta «diligencia» es tan variada como la imaginación nos permita: un sello físico, también se puede imprimir el texto sobre el original o, incluso, escribirlo a mano.
¿Qué motivo hay para este sello? Lo pone bien la legislación nacional: «el control de la concurrencia de subvenciones». Es algo que hay que declarar, pero para asegurarnos que esa nómina o esa factura no suma más del 100% de financiación vía distintas subvenciones, se estableció una forma «sencilla». Digamos que la factura mandada por Empresa Paco SL tiene un sello del 50% de una subvención del Ayuntamiento, si esa misma factura se la vas a presentar a la Junta de Castilla y León, la cuantía imputada no podrá superar el 50%.
Como ven, todo ese sistema está pensado en documentos físicos en los que se puede hacer algo también físico. Y que solo puede existir un original. ¿Es lo mismo con los documentos electrónicos? ¿Y cuando el «original» es fácilmente reproducible?
Parece una tontería, pero no lo es. Pongamos el ejemplo de la nómina (esto es, el recibo individual de salarios del trabajador, art. 29 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y la Orden de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios). Primero, la nómina debe hacerse según un modelo, pero no necesariamente un soporte determinado (si el trabajador no tiene acceso a un ordenador en su trabajo, por cierto, puede pedir que se la impriman), ni tiene por qué estar firmada (art. 2.2 de la Orden mencionada). En la práctica, para evitar follones, la administración solicita la firma del recibo y, además, la constancia de la transferencia o de los cheques o un documento a mayores en que los trabajadores digan expresamente que han cobrado sus salarios al contado (esto… se supone que eso es la nómina, por cierto). Ahora vamos a lo que importa: no es raro que el trabajador firme más de una nómina. O no firme ninguna. Podemos encontrarnos con un documento electrónico o físico (el recibo) que se puede duplicar infinitas veces y poner cuantos sellos estimemos oportunos.
Podríamos decir lo mismo de todas esas facturas que no cumplen con la legislación sobre facturas electrónicas pero que las recibimos por medios electrónicos. No es raro que te manden un PDF perfecto listo para que uno se lo imprima (con sello y firma).
Ese es un problema mal resuelto (como la exigencia genérica de entregarles toda la documentación original y que solo «excepcionalmente» aceptan copias y te las compulsaban; lo excepcional era lo normal para todas las facturas y nóminas, habiendo leyes que te obligan a conservar el original durante una serie de años); pero vamos al problema real: los documentos electrónicos. Acá digamos que hay dos tipos, los firmados digitalmente y los que tienen un código de verificación. Estos segundos, que existen desde hace años (la Seguridad Social no te «certificados» con sello desde hace una eternidad, por ejemplo; lo mismo con Hacienda), funcionan de una forma simpática: el documento tiene un código que puedes copiar y pegar (o copiar a mano) en un sistema informático de verificación, donde aparecerá «exactamente» tu documento. Así que no hay «original» físico en ningún caso, es un documento que puedo imprimir cuantas veces quiera.
Con lo que nos encontramos la gran inutilidad del trámite: estamos hablando de documentos fácilmente reproducibles en que puedes poner cuantos «sellos» te dé la gana. No hay más. Pero en general lo siguen pidiendo (lo digo así porque acabo de ver unas bases en que no lo exigen… veremos la convocatoria, que no pocas veces simplemente cortan y pegan la anterior sin adaptarla a las nuevas bases más allá de las dos o tres cosas principales, esto del sello no lo es).
En el sistema de la Junta de Castilla y León, cuando registras un documento electrónico (ahora es lo obligatorio para las personas jurídicas, todas las justificaciones se hacen así) permite que estén algunos documentos firmados por terceros (su firma digital) y acepta sin más los demás documentos (que los firmas tú). Sin entrar en los problemas técnicos (el tamaño máximo de los archivos y la calidad con la que te los solicitan) acá entramos en el mundo de «cosas absurdas»: sellos en documentos digitales con posibilidad de realizar tantas copias como desees, solicitudes de imprimir y escanear un documento originalmente digital y otras del estilo.
Además, hubo un pequeño periodo de transición en que se dejó de compulsar fotocopias de los «originales» (insisto: en los documentos de la SS, entre otros, el «original» no es el impreso, es lo que te descargues con el código de verificación) y se pasó a escanearlos por el funcionario público (en el fondo era lo mismo, el funcionario realiza una «copia del original»); ahora ese trabajo de «escaneo» lo tiene que hacer la propia persona, con lo que toda la lógica de la reproducción tal cual de un original por detrás de las compulsas queda absolutamente desvirtuada. Como que también carece de sentido que soliciten poner sellos de imputación sobre archivos electrónicos absolutamente modificables.
En otras facetas, las justificaciones se han simplificado, se solicita declaraciones juradas en vez de muchos certificados sobre esos mismos hechos, además de permitir que el interesado dé a la Administración la facultad de pedir los documentos a quien corresponda (así que, para saber si estás pagando los impuestos en general, no te piden un certificado de eso, sino que juras que lo haces y les dices «pregunten ustedes, si eso»).
Lo importante en todo el sistema, en realidad, se encuentra en las responsabilidades del beneficiario cuando incumple determinadas previsiones, esto es, la sanción (que puede ser simplemente devolver parte de la ayuda) si sobrepasa el 100% de imputado a subvenciones, o (más grave) si ha modificado digitalmente un original (cambiando la cuantía, la fecha o lo que sea).
Creo que es «Intervención» (quien fiscaliza las justificaciones), quien tiene el trabajo real para comprobar que una subvención está debidamente justificada, el responsable de verificar posibles dobles imputaciones, para ello se debe habilitar un procedimiento de comparación de documentos interadministrativo (porque una subvención puede ser de la Junta, otra de diputación, otra del ayuntamiento… y así), junto con aumentar las capacidades de inspección de la Intervención en vez de seguir pidiendo medidas absolutamente anacrónicas que no cumplen con nada.
Excurso: piensen un momento lo que significa justificar el gasto imputado sobre un trabajador: 12 nóminas (con sellos), 12 transferencias bancarias, 12 TC1 (con sellos), 12 TC2, 12 transferencias bancarias a la Seguridad Social, modelos 111 (4 o, en su caso, 12), modelo 190 (1), transferencias bancarias de las retenciones (en su caso; serán 4 o 12, dependiendo de cómo se deba declarar). Un mínimo de 65 páginas.
Segundo excurso: lo de la obligación de comunicarse por medios telemáticos con la administración tiene su aquel, la verdad. Uno de los problemas, además, es que los certificados digitales para personas jurídicas (certificados de representación) dejaron de ser gratuitos hace un tiempo, con lo que, así sin querer queriendo, ahora hay que pagar 14 euros (más IVA) cada dos años para poder realizar determinados trámites (que pueden o no ser gratuitos).